Ένα σημαντικό έργο που θα ολοκληρώσει επί της ουσίας τη διαδικασία ψηφιοποίησης της συλλογής έργων τέχνης του Δήμου Ηρακλείου βρίσκεται σε εξέλιξη. Αφορά στην ψηφιοποίηση των αρχείων τεκμηρίωσης κάθε έργου καθώς και στη δημιουργία μιας ενιαίας ψηφιακής πλατφόρμας διαχείρισης πολιτιστικού περιεχομένου. Μιας βάσης δεδομένων δηλαδή η οποία θα περιλαμβάνει και την πρότερη ψηφιοποίηση της δημοτικής πινακοθήκης καθώς και το πληροφοριακό υλικό που θα προκύψει από την τρέχουσα διαδικασία ψηφιοποίησης των αρχείων τεκμηρίωσης.
Με αυτόν τον τρόπο εξασφαλίζονται συνθήκες όπως η μακρόχρονη και ασφαλής διαφύλαξη του περιεχομένου των τεκμηρίων, η ευκολία στην πρόσβαση, διαχείριση και μελέτη του ώστε το πλούσιο αρχειακό υλικό της Συλλογής να είναι προσβάσιμο τόσο από το προσωπικό του Δήμου και της Πινακοθήκης όσο και από ερευνητές.
Ως τελικό επιδιωκόμενο αποτέλεσμα, η ψηφιοποίηση του αρχειακού και εν γένει του πολιτιστικού αποθέματος θα διευκολύνει επίσης τόσο τις μελλοντικές δράσεις της πινακοθήκης (π.χ. σχεδιασμό εκθέσεων, τόσο όσον αφορά τη μουσειολογική μελέτη όσο και τον μουσειογραφικό σχεδιασμό) όσο και την διάχυσή του στο ευρύ κοινό (π.χ. με ανάρτησή του στο διαδίκτυο και με χρήση των νέων ψηφιακών τεχνολογιών).
Στο πλαίσιο του έργου βρέθηκαν στο Ηράκλειο ο κ. Θεόδωρος Κουτσογιάννης, έφορος έργων τέχνης της Βουλής και ο κ. Ιάσονας Τσένας της εταιρείας HORIZON που έχει αναλάβει την ψηφιοποίηση των αρχείων τεκμηρίωσης, οι οποίοι είχαν συνάντηση με την αντιδήμαρχο Πολιτισμού κ. Αριστέα Πλεύρη προκειμένου να συζητήσουν για το έργο. Εν συνεχεία επισκέφθηκαν τα αρχεία της Δημοτικής Πινακοθήκης όπου μαζί με την υπεύθυνη της συλλογής κ. Μαριάννα Γιαλύτη ξεκίνησαν την δύσκολη δουλειά της ψηφιοποίησης που θα συνεχιστεί μέχρι το τέλος του 2023 όταν και αναμένεται να ολοκληρωθεί.